Vorgehensweise
Die Vorgehensweise stellt für eine erste Orientierung ein Gerüst dar, welches für jeden Prozessworkshop flexibel angepasst und individuell vereinbart wird.
1. Anlass klären
Wir klären, um welchen Prozess es geht und wofür er reflektiert werden soll.
2. Stakeholder identifizieren
Gemeinsam beraten wir, wer in die Planung eingebunden wird, wer teilnimmt und wer worüber informiert wird. Wichtig dabei ist, dass alle relevanten Prozessbeteiligten vertreten sind.
3. Auftrag klären
In Gesprächen mit den relevanten Stakeholdern konkretisieren wir den Arbeitsauftrag, zum Beispiel:
- Was an dem Prozess funktioniert aus Ihrer Sicht gut?
- Gibt es konkrete Prozessschritte, bei denen Sie Optimierungspotential vermuten?
- Welche Wünsche haben Sie in Bezug auf die Weiterverarbeitung der Ergebnisse?
4 Ziele ableiten
Auf Basis dieser Gespräche formulieren wir die konkreten Ziele des Prozessworkshops.
5. Planung konkretisieren
Wir wählen Methoden aus, legen den zeitlichen Rahmen fest, formulieren die Einladung und stimmen ab, welche Vorbereitungen Teilnehmende oder Dritte treffen. Wir
binden die Prozess-Verantwortlichen aktiv in die Vorbereitung ein. Die Zusammenstellung relevanter Prozessdokumente wird abgestimmt.
6. Prozessworkshop moderieren
Im Workshop gehen wir den Prozess Schritt für Schritt gemeinsam durch. Wir reflektieren, was gut funktioniert, was beibehalten werden soll, und wo Knackpunkte liegen. Für die Knackpunkte werden erste Ideen gesammelt, die im Nachgang mit relevanten Beteiligten abgestimmt werden. Dabei arbeiten wir ergebnisorientiert, lösungsfokussiert und beteiligungsstark. Wir dokumentieren die Ergebnisse, strukturieren die Themenfelder und erstellen einen Umsetzungsplan.
7. Nachbereiten
Oft folgen weitere Einbindungen oder Workshops, um offene Punkte zu klären. Nach einer angemessenen Zeit empfiehlt sich ein Folgeworkshop, um Fortschritte zu überprüfen und gegebenenfalls nachzusteuern.
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